内部統制のメリットと注意点

 

以前、「内部統制の整備による企業組織の改善と不正の防止」という記事で内部統制について触れましたが、今回は内部統制を強化するメリットとその際の注意点についてお話したいと思います。

 

 

 

4つの目的と6つの基本的要素

金融庁による内部統制の定義は、

 

「基本的に、業務の有効性及び効率性、財務報告の信頼性、事業活動に関わる法令等の遵守ならびに資産の保全の4つの目的が達成されている。

との合理的な保証を得るために、業務に組み込まれ、そして組織内のすべての者によって遂行されるプロセスをいい、統制環境、リスクの評価と対応、統制活動、情報と伝達、モニタリング（監視活動）及びIT（情報技術）への対応の６つの基本的要素から構成される」

 

とされています。

この4つの目的と6つの基本的要素の具体的な内容については以下となります。

 

 

 

4つの目的

1.業務の有効性及び効率性

事業目的を達成するために、関連する各種業務の有効性と効率性を上げるための環境を整備・改善することを指します。

具体的には、事業目的を達成するために必要となるタスクを明確にし、それぞれのタスクに時間や人的資源を効果的に割り振り、活用することになります。

 

 

 

2.財務報告の信頼性

会社の決算書を含む財務諸表やそれらに影響する情報の信頼性を保持することを指します。

組織のステークホルダーに対し、正確かつ適切な情報を開示し、損失を与えないようにするために、正しい財務報告を行い、社会的信用を確保することが重要となります。

 

 

 

3.事業活動に関わる法令等の遵守

事業活動に関わる法令やその他の規則を遵守することを指します。

昨今、コンプライアンスの遵守は世界的に注目されている分野となりますが、これらを徹底することで、社会的信用の向上や、企業の存続を行うことが出来ます。

 

 

 

4.資産の保全

資産を正しく使うことで、会社の利益を上げ、損失を防ぐための環境整備・強化を指します。

会社が利益を上げるには、十分な資産管理を行った上で、適切な投資をする必要があります。これを怠った場合、損失を生み出してしまうだけでなく、社会的信用の損失や企業の存続が難しくなる可能性があります。

 

 

 

 

6つの基本的要素

1.　統制環境

内部統制の目的を達成しようとする会社全体の雰囲気や社風を指し、会社のもっている価値基準や基本的な人事、職務の制度などの基盤となるものです。そのため、以降に紹介する5つの基本的要素にも影響を与えるものとなります。

 

統制環境には経営方針及び経営戦略、組織構造及び慣行、権限及び職責、また人的資源に対する方針と管理、などが例として挙げられます。

 

 

 

2.　リスクの評価と対応

事業目的の達成を阻害する内外部要因をリスクとして認識、分析および評価するプロセスを指します。

リスク分析ならびに課題評価を行った上で、リスクの受容、回避、低減、移転の選択を行う重要なプロセスとなります。

 

「受容」は、天災による被害のリスクを受け入れた上で、立地条件を決めるなど、対策を設けずあえてリスクを受け入れる考え方となります。

「回避」は、事業撤退や新規参入案の撤廃など、リスクそのものを避ける考え方となります。

「低減」は、例えば情報セキュリティの強化や、従業員へのトレーニングなどを行い、リスクが発生する確率を下げる、もしくはリスクが発生した際の影響を抑える考え方となり、最も採用される可能性が高い対応策となります。

「移転」は業務のアウトソーシングや保険加入など、リスクを外部に移す対応策となります。

 

 

 

3.　統制活動

経営者の指示が確実に実行されるための方針や手続きを指します。

具体的には、会社内での不正や誤謬を回避するために、各部署の担当者の権限と責任を明確にし、その範囲で適切に業務を遂行するための環境整備を行うことになります。

 

 

 

4.　情報と伝達

必要な情報を正しく理解し、それを社内外の各関係者に対し正確かつ適切に伝えることを指します。

当然のことながら、情報とは各関係者に正しく伝わらなければ、誤解によるリスクを招くだけでなく、効率の低下にもつながるため、正しい情報を適切に伝える環境が必要となります。

 

 

 

5.　モニタリング（監視活動）

内部統制が有効に機能しているかを継続的に判断するプロセスを指します。

内部統制は一度整備をすれば良いというわけはなく、各関係者が内部統制のもので業務を適切に行っているか、また内部統制が現在の事業内容において有効に機能しているか、などを継続的に確認をする必要があります。

 

業務の過程で、関与している担当者や管理責任者によって行われる日常的モニタリングと、業務と関わりのない外部の視点から定期的に、内部統制の有効性をチェックする独立的評価があります。

 

日常的モニタリングでは、内部統制が有効に機能しているかを中心に、上司が部下の業務レポートを毎日チェックするなど、日常業務の一環として組み込むことが重要となります。一方で、独立的評価では、第3者目線での評価となるため、日常的モニタリングで見落とされやすい部分を評価することが出来、また外部のレベルと比較した評価が可能と言った利点があります。

 

そのため、各種業務において、日常的モニタリングと独立的評価のどちらかもしくは両方を行うことが重要となります。

 

 

 

6.　IT（情報技術）への対応

事業目的を達成するための方針や手続きに沿って、必要かつ適切なIT技術を導入することを指します。

今日において、ITは会社運営には欠かせないものであるため、比較的最近追加された項目となります。

 

 

 

内部統制を強化する4つのメリット

内部統制の強化を行うのは容易ではなく、多くの時間やコストが発生するため、敬遠されるケースも少なくはないですが、内部統制の強化がもたらすメリットは多く存在します。

 

以下に4つの主なメリットを記載します。

 

 

1.　業務の可視化・効率化

業務を可視化・効率化出来ることは内部統制を導入するメリットとして挙げられます。

内部統制を適切に整備・実施するには、現状の問題を可視化し、非効率的または非効果的な業務の削除が必要となります。この過程において、業務のスリム化、課題の可視化と整理をすることが出来るため、結果として、業務を効率的、効果的に進めるためのマニュアル化や業務の改善を図ることが出来ます。

 

 

 

2.　財務状況の適切な把握

内部統制環境を整え、信頼性の高い財務報告を行うことで、会社の財務状況を適切に把握することが可能となります。

適切な財務状況を把握していないと、事業活動を行うために必要となる財源を確保せずに事業の失敗もしくは社会的信用の失墜につながってしまったり、利益を生み出すための適切な投資の判断をするのが難しくなります。

会社が事業を行い、しっかりと利益を生み出すためには財務状況の把握は必要不可欠となります。

 

 

 

3.　組織ルールの確立

内部統制を整備することで、組織内での明確な規範を作ることが可能となります。

それにより、従業員によるコンプライアンスの維持・向上を実現することが出来、また不正や誤謬を予防するためのセーフティーネットとなるため、リスクマネジメントにもつながります。

 

 

 

4.　組織環境の改善

課題の可視化や業務の効率化を行うことで、個人の労働コストの軽減になります。

また、従業員が働きやすい環境を作ることで、一人一人のモチベーションの向上、さらには組織全体の底上げにもつながります。

 

 

 

 

内部統制の強化における注意点

内部統制の強化をする際には、以下の点に注意する必要があります。

 

 

1.　法令やその他規則の遵守

上場企業などは会社条例により内部統制の要件が定められており、それを遵守しなければならないのは勿論ですが、非上場企業でも各種業務における内部統制の整備を行う際に、関連法令およびその他の規則を遵守した上で、内部統制環境を構築しているかを確認する必要があります。

 

例えば、毎年政府当局に提出をする必要のある書類の処理に関する手続きなど、適切な内部統制手続きを整備していないと、当局への提出漏れなどが発生し、コンプライアンス違反へとつながってしまうリスクがあります。

 

 

 

2.　各関連者への明確な権限・責任の付与

内部統制は業務に組み込まれるものであり、会社組織内の全ての関連者によって遂行されるプロセスとなります。そのため、経営者だけでなく、中間層、一般職員を含め全ての関連者に対して、明確かつ適切な権限・責任を付与することが重要となります。

 

 

 

3.　継続的かつ構造的な解決策を目指す

内部統制は日常業務を行うための環境整備に関わるものとなるため、ある特定の問題に対する一過性の解決策を基に構築されるものではなく、継続的に機能する解決策を考慮した上で構築される必要があります。

また、組織環境の変化に影響されない、もしくは影響を最小限に抑える構造的な解決策を組み込むことで、それが標準化され、個々人の能力や適性に頼らず、誰が業務を行っても一定水準を達成することが可能となり、業務の効率性、効果性、品質の底上げが可能となります。

 

 

 

4.　セキュリティの強化

セキュリティの強化は必要不可欠となります。会社の情報管理や各種日常業務の実行において、ITシステムは幅広く活用されるものであるため、アクセスログの定期的な分析や、適切なアクセス権の付与などを行い、セキュリティを強化し、情報漏洩や不正アクセスによるリスクを避けることが重要となります。

 

 

 

 

 

 

この様に内部統制の整備、改善は非常に重要なものであり、もたらすメリットも多くある一方で、会社自身のみで実行をするのは容易ではございません。また、日系企業が香港でビジネスをするにあたり、ローカルスタッフとの言語的、文化的な壁が生じるケースも少なくない中、内部統制は全社的な協力が必要となってきます。

 

弊社では、内部統制の整備、改善に関するコンサルティングを提供する際に、日本人経営者のみでなく、ローカルスタッフの方々へも広東語でしっかりと説明を行い、皆さまの足並みを揃えるサポートもさせて頂いております。内部統制に関してお悩み事などございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

本記事の目的：

本記事は、主に香港へ進出されている、またはこれから香港進出を検討されている日系企業の皆様を対象に、香港での経営活動や今後の香港ビジネスに重大な影響を及ぼしうるような最新の法律法規と関連政策の主な内容とその影響、日系企業をはじめとする外資系企業の取るべき主な対策などを紹介することを目的として作成されています。

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1. 本資料はあくまでも参考用として作成されたものであり、法律や財務、税務などに関する詳細な説明事項や提案ではありません。
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